Rules and Policy

Kehadiran & Roster Kerja

_

Pasal 1

Ketentuan Umum

1. Kehadiran adalah keberadaan karyawan di area kerja Perusahaan pada hari dan waktu kerja yang telah ditentukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab

2. Roster Kerja adalah jadwal kerja dalam satu periode tertentu yang berisikan hari dan waktu kerja karyawan

3. Shift Kerja (Working Shift) adalah jadwal kerja dalam satu hari yang menjadi bagian dari Roster Kerja karyawan

Pasal 2

Hari & Waktu Kerja

1. Pada dasarnya hari dan waktu kerja karyawan terbagi menjadi :

a. 7 (tujuh) jam kerja 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu

b. 8 (delapan) jam 1 (Satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu

dapat diatur terpisah sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas di tiap department / divisi.

2. Working Shift yang tersedia untuk membuat Roster Kerja adalah sebagai berikut :

3. Kode Kehadiran adalah sebagai berikut :

Pasal 3

Hari & Waktu Istirahat

1. Setiap karyawan berhak atas istirahat selama 1 (satu) jam setelah 4 (empat) jam bekerja

2. Khusus untuk hari Jumat, bagi karyawan yang melaksanakan ibadah sholat Jumat, diizinkan istirahat lebih awal, secepat-cepatnya mulai pukul 11.30 dan selambat-lambatnya kembali bekerja pukul 13.30

3. Waktu istirahat dapat diatur bergiliran sesuai kebutuhan tim

4. Hari Libur sesuai kalender yang ditetapkan Pemerintah adalah Hari & Waktu Istirahat seluruh karyawan, kecuali ditentukan lain dalam Roster Kerja

5. Hari Raya Idul Fitri yang diputuskan oleh Pemerintah ditetapkan sebagai Hari & Waktu Istirahat seluruh karyawan meski dalam Roster Kerja hari tersebut adalah hari kerja

Pasal 4

Daftar Hadir

1. Setiap karyawan memiliki roster kerja masing-masing sesuai posisi kerja dalam organisasi. Roster kerja awal dibuatkan oleh HR Officer (lihat Lampiran 1.Roster Kerja)

2. Perubahan Roster Kerja dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan, dengan mengisi Form Roster Kerja selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sebelum pergantian periode penggajian

3. Pengajuan perubahan Roster Kerja hanya dapat dilakukan pada bulan Januari dan Juli setiap bulannya, untuk efektif di bulan berikutnya (lihat Lampiran 2.Form Roster Kerja)

4. Karyawan wajib mendaftarkan sidik jari pada mesin absensi, dibantu oleh HR Officer, pada hari pertama bekerja di Perusahaan

5. Seluruh karyawan wajib melakukan absensi pada setiap kedatangan dan kepulangan sebagai bukti kehadiran, sesuai dengan roster kerja yang telah ditentukan

6. Perusahaan memberikan toleransi waktu keterlambatan maksimal 10 (sepuluh) menit dari jam masuk kerja. Lebih dari waktu toleransi, maka kehadiran dihitung sebagai Keterlambatan

7. Data Kehadiran dapat dilihat oleh karyawan melalui Digital Office System (DOS) pada menu My Personal :: My Absence

Pasal 5

Data Hadir

1. Cara melakukan Absensi :

a. Tempelkan sidik jari di mesin absensi

b. Tunggu beberapa saat, sampai ada data yang muncul di layar

c. Mesin absensi akan menampilkan nama jelas atau ID Karyawan atau waktu kehadiran atau tanda √ (check) berwarna hijau

(Secara system, kehadiran sudah tercatat dalam system ATT Log untuk kemudian diproses oleh HR Officer ke dalam DOS)

d. Cek kembali di Menu My Personal :: My Absence melalui account DOS masing-masing secara periodic

2. Data hadir diperbarui pada halaman My Absence di DOS secara mingguan setiap hari Senin, untuk periode 1 minggu sebelumnya.

Ilustrasi :

Data absen 16 Agt 2013 – 22 Agt 2013, ditampilkan pada hari Senin 26 Agt 2013

Data absen 23 Agt 2013 – 29 Agt 2013, ditampilkan pada hari Senin 02 Sep 2013

Jika hari Senin adalah hari libur Perusahaan, maka diperbarui di hari kerja berikutnya

3. Data jumlah Sakit, Cuti dan Mangkir diperbarui secara bulanan setiap tanggal 05, untuk periode 1 bulan sebelumnya.

Ilustrasi :

Jumlah cuti periode Juli (16 Juni – 15 Juli 2013), ditampilkan pada tanggal 05 Agt 2013

Jumlah cuti periode Agustus (16 Juli – 15 Agt 2013), ditampilkan pada tanggal 05 Sep 2013

Jika tanggal 05 adalah hari libur Perusahaan, maka diperbarui di hari kerja berikutnya

4. Karena satu dan lain hal, jika sidik jari tidak dikenali, sehingga kemudian tidak muncul pada Menu DOS, sedangkan Karyawan sudah melakukan absensi, segera lakukan klaim absensi

5. Cara melakukan Klaim Absensi lihat Lampiran 3.Form Klaim Absen peraturan ini.

6. Klaim Absensi paling lambat diterima HR Officer 2 (dua) hari kerja terhitung sejak data hadir tampil di DOS, maksimal klaim untuk data hadir 1 minggu sebelumnya

Ilustrasi :

Jika ada klaim data hadir tanggal 30 Agt – 05 Sep 2013, paling lambat dilaporkan tanggal 11 Sep 2013

7. Tidak semua Klaim Absensi disetujui untuk dilakukan revisi kehadiran, meski sudah disetujui oleh Manager. Berikut ini adalah langkah HR Officer dalam memverifikasi klaim yang diterima atas alasan “ABSEN ERROR” :

a. Memeriksa data system ATT Log, apakah data kehadiran tersimpan di mesin dan belum tersimpan ke DOS

b. Jika terdata dalam ATT Log, maka revisi dilakukan sesuai data ATT Log

c. Jika tidak terdata dalam ATT Log, dan klaim sudah disetujui oleh Manager, maka ketentuan revisi kehadiran mengacu pada Pasal 6 di bawah ini.

8. Pada dasarnya melakukan absensi adalah kewajiban seluruh karyawan, sehingga alasan klaim yang dinilai berupa kelalaian yang disengaja atau bahkan lupa tidak dapat diterima.

Pasal 6

Dispensasi Kehadiran

1. Data ATT Log adalah data yang valid untuk menentukan keberhasilan pendaftaran kehadiran sebelum disimpan dalam data DOS, sehingga revisi yang dilakukan meski data kehadiran tidak muncul dalam ATT Log adalah Dispensasi

2. Karyawan mendapatkan Dispensasi maksimal 1 (satu) hari per bulan, untuk kemudian wajib mendaftarkan ulang sidik jarinya, sesuai Pasal 3 poin 2

3. Tanpa pendaftaran ulang, klaim dengan alasan dan kasus serupa tidak mendapat Dispensasi

LAMPIRAN 1.ROSTER KERJA

Contoh Roster Kerja

Atau

LAMPIRAN 2.FORM ROSTER KERJA

FORM ROSTER KERJA (PERUBAHAN/BARU*)

Alasan perubahan Roster Kerja :

*Coret yang tidak perlu. Lihat cara penggunaan form

CARA PENGISIAN FORM

1. Diisi sendiri secara elektronik oleh karyawan yang mengalami perubahan Roster Kerja

2. Perubahan Roster Kerja secara massal untuk satu tim tertentu karena rotasi kerja, dapat dilakukan tanpa form ini, melainkan mengirimkan Tabel Roster Kerja seperti biasa

3. Pengisian :

a. Nama, diisi dengan nama lengkap karyawan yang mengalami perubahan jam masuk

b. Jabatan, diisi dengan jabatan yang diemban oleh karyawan tsb

c. Divisi dan Departemen, diisi dengan divisi dan departemen yang menaungi jabatan karyawan tsb

d. Shift lama, diisi dengan Working Shift yang akan diubah. Atau dikosongkan jika untuk pendaftaran Roster Baru

e. Shift baru, diisi dengan Working Shift yang akan efektif berlaku

f. Tanggal efektif berlaku, diisi dengan tanggal berlakunya Working Shift yang baru

g. Alasan perubahan, diisi dengan alasan mengapa perubahan ini dilakukan. Hanya diisi jika untuk perubahan, jika untuk pengajuan baru tidak perlu diisi

4. Tata cara pengajuan :

a. Karyawan mengisi form secara elektronik, tidak perlu diprint

b. Form yang sudah diisi, dikirim melalui email ke manager ybs

c. Manager melakukan persetujuan. Jika tidak disetujui, disertai dengan alasan ke karyawan

d. Jika disetujui, manager me-reply ­email persetujuan ke karyawan dan HR (hrd@bhinneka.com) dengan disertai attachment form yang sudah terisi

e. Subject email untuk kebutuhan ini adalah ”ROSTER”

LAMPIRAN 3.FORM KLAIM ABSEN

FORM KLAIM ABSENSI

Alasan klaim :

CARA PENGISIAN FORM

1. Diisi sendiri secara elektronik oleh karyawan yang mengajukan klaim

2. Klaim karena DINAS, SAKIT, CUTI, LEMBUR menggunakan form yang berbeda

3. Pengisian :

a. Nama, diisi dengan nama lengkap karyawan yang mengalami perubahan jam masuk

b. Jabatan, diisi dengan jabatan yang diemban oleh karyawan tsb

c. Divisi dan Departemen, diisi dengan divisi dan departemen yang menaungi jabatan karyawan tsb

d. Shift, diisi dengan Working Shift yang berlaku

e. Hari / Tanggal yang diklaim, diisi dengan hari & tanggal yang data kehadirannya hendak diklaim

f. Waktu absen, diisi dengan waktu absensi yang mestinya terdata

g. Alasan klaim, diisi dengan alasan mengapa klaim absensi ini dilakukan

4. Tata cara pengajuan :

a. Karyawan mengisi form secara elektronik, tidak perlu diprint, tabel dicopy paste ke body mail

b. Dikirim melalui email ke manager ybs dan cc ke hrd@bhinneka.com

c. Manager melakukan persetujuan. Jika tidak disetujui, disertai dengan alasan ke karyawan

d. Jika disetujui, manager me-reply ­email persetujuan ke karyawan dan hrd@bhinneka.com

e. Subject email untuk kebutuhan ini adalah ”KLAIM ABSEN”

5. HR Officer akan merevisi data kehadiran yang sudah disetujui setiap hari Jumat.

DOKUMEN PERUBAHAN

Sesuai Surat Keputusan No.007/HR-Corp/VIII/2013

1. Perubahan pada Pasal 2 mengenai Hari & Waktu Kerja, pada Poin 2 tentang penambahan 3 working shift baru (Shift 19 s.d 21)

2. Mengubah dan menambah Pasal 5 mengenai Absensi, Poin 5c dan Poin 6.

3. Menambah Pasal 7 mengenai Ketentuan Kehadiran Bagi Level Senior Manager dan Manager

DOKUMEN PERUBAHAN

Sesuai Surat Keputusan No.009/HR-Corp/IX/2013

1. Mengubah judul Pasal 4 dari Absensi menjadi Data Hadir

2. Menambahkan 3 Poin pada Pasal 4 mengenai Data Hadir, terkait perubahan alur proses penginputan data hadir di halaman DOS

Last Update - 02 September 2013